Przedstawiamy nasze cykliczne podsumowanie istotnych inicjatyw legislacyjnych i zmian w zakresie prawa pracy oraz dziedzin z nim związanych. Jednocześnie przypominamy, że wszystkie inne tematy jak np. Pakiet Mobilności, Tarcza Antykryzysowa czy Tarcza Finansowa są omawiane i aktualizowane na bieżąco na platformie członkowskiej TLP.
A) Delegowanie pracowników w UE
– Nie ustaje współpraca międzynarodowa między naszymi zaprzyjaźnionymi organizacjami członkowskimi w zakresie kwestii związanych z Pakietem Mobilności oraz prawidłowym zrozumieniem zachodzących zmian prawnych. Przypominamy, że od 2 lutego 2022 roku kierowcy międzynarodowi w ramach przewozów kabotażowych i cross-trade (nie będących dwustronnymi ani tranzytem) będą uznani za pracowników delegowanych w całej UE. Najbliższe miesiące będą czasem wytężonej pracy partnerów społecznych, gdyż europejskie przepisy o delegowaniu w transporcie będą wymagały wdrożenia do przepisów krajowych (niezależnie od ich przypuszczalnego zaskarżenia przez część państw członkowskich), a tym samym wypracowania z rządami państw członkowskich rozwiązań, które nie pogłębią jeszcze kryzysu prawnego jaki dotyka branżę.
– Zwracamy uwagę, że od 30 lipca 2020 zmieniły się zasady delegowania we wszystkich pozostałych grupach zawodowych. Do głównych zmian, wprowadzonych zmienioną w 2018 roku dyrektywą o delegowaniu, zaliczamy, co następuje:
- Delegowanie jest dopuszczalne przez 12 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach okres ten może być wydłużony do 18 miesięcy na umotywowany wniosek przedsiębiorcy
- Po przekroczeniu 12-miesięcznego okresu delegowania pracodawca ma obowiązek zagwarantowania delegowanym pracownikom, przestrzeganie wszelkich innych, mających zastosowanie w poszczególnych państwach członkowskich, warunków zatrudnienia, uregulowanych w przepisach wydanych przez władze państwowe oraz publiczne i/lub układach zbiorowych pracy albo ustanowionych na podstawie mających powszechne zastosowanie orzeczeń instytucji arbitrażowych
- Pracownicy zastępujący pracowników pierwotnie delegowanych na tym samym stanowisku pracy „przejmują” okres delegowania poprzednika tj. mogą być znacznie szybciej wyczerpać limit 12 miesięcy delegowania.
- Pracownik delegowany ma być rozliczany nie w oparciu o stawki minimalne godzinowe, lecz pełne wynagrodzenie w państwie przyjmującym.
- Pracodawca jest zobowiązany porównywać wynagrodzenie wypłacane delegowanemu pracownikowi z wynagrodzeniem należnym miejscowym pracownikom wykonującym identyczną lub podobną pracę. Porównywać należy całkowite kwoty wynagrodzenia brutto określone w przepisach płacowych, nie zaś poszczególne obowiązkowe składniki płacy. Wyjątek jest wskazany poniżej.
- Pojęcie wynagrodzenia obejmuje wszystkie obowiązkowe elementy składowe wynagrodzenia (z przepisów, układów zbiorowych pracy branżowych/regionalnych powszechnie obowiązujących).
- Co do zasady, dodatki z tytułu delegowania uznaje się za część wynagrodzenia
- Dodatków nie uznaje się za część wynagrodzenia, jeśli są wypłacane jako zwrot wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty: podróży, wyżywienia, zakwaterowania. Nie mogą być one wliczane do płacy pracownika delegowanego.
- Gdy warunki zatrudnienia nie określają, czy i które składniki dodatku z tytułu delegowania są wypłacane w formie zwrotu wydatków, uznaje się, że cały dodatek jest wypłacany w formie zwrotu wydatków faktycznie poniesionych
- Powyższe zmiany w zakresie rozliczania wynagrodzeń będą dotyczyły KIEROWCÓW MIĘDZYNARODOWYCH DOPIERO OD 2022 ROKU.
– Komisja Europejska odnotowała, na dzień 30 lipca 2020, czyli dzień stosowania nowych przepisów o delegowaniu pracowników w UE o których mowa powyżej, że tylko 9 państw członkowskich sfinalizowało prace nad przepisami wdrażającymi owe nowe zmiany. W praktyce oznacza to, że pracownik delegowany nabył uprawnienia do wynagrodzenia, nie zaś tylko stawki minimalnej, lecz brak jest przepisu krajowego, który precyzowałby to uprawnienie i pomagał pracodawcy na prawidłowe rozliczenie. Pełna lista wdrożonych, nowych przepisów o delegowaniu (dla innych niż kierowcy międzynarodowi grup zawodowych) znajduje się pod linkiem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/NIM/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2018.173.01.0016.01.ENG
– Po zmianach rządowych we Francji oraz zbliżających się wyborach prezydenckich, jak i prezydencji francuskiej w UE powraca temat delegowania. Nie ustaje propozycja zrównywania obciążeń socjalnych dla pracowników delegowanych (ubezpieczenia społeczne) a nie tylko wynagrodzeń. Obserwujemy czy ten kierunek zmian zyska poparcie w UE. Przypominamy, że opis reformy prawa francuskiego w zakresie delegowania został umieszczony w strefie członkowskiej TLP.
B) Ubezpieczenia społeczne w UE – przepisy o koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych
- Po posiedzeniach w Parlamencie Europejskim oraz wystąpieniach Komisji Europejskiej wiemy, że Parlament i Komisja Europejska są zdeterminowane by szybko zakończyć prace nad nowelizacją przepisów o koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych. Ostatnie prace, które są w impasie na ostatnim etapie legislacyjnym- zawierają propozycje, które (jeśli przegłosowane) ułatwią (niebezpieczna) zmianę prawa właściwego dla ubezpieczeń społecznych pracowników. Na razie ciągle brak porozumienia między państwami członkowskimi dot. zmiany przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Punktem największego sporu jest uprzednia notyfikacja delegowania w momencie ubiegania się o wydanie zaświadczenia A1. Komisja Europejska chce, by wykorzystywać istniejące narzędzia cyfrowe i elektroniczny system wydawania zaświadczeń A1 (obowiązkowy od grudnia 2023) do uprzedniej notyfikacji państwa przyjmującego o planowanym delegowaniu danego pracownika z państwa wysyłającego. To ułatwi kontrolę. Pracownik tak (automatycznie) zgłoszony do delegowania będzie pracował legalnie na podstawie takiego zgłoszenia do czasu wydania zaświadczenia A1.
- Prace w tym zakresie nie zostały jeszcze wznowione.
C) Telepraca/praca zdalna – zalecenie Międzynarodowej Organizacji Pracy
Zwracamy uwagę na najnowszy przewodnik Międzynarodowej Organizacji Pracy omawiające najlepsze praktyki pracodawców w zakresie organizacji pracy zdalnej. Zachęcamy do lektury.
Link: https://www.ilo.org/travail/whatwedo/publications/WCMS_751232/lang–en/index.htm
D) Europejski, aktualizowany zbiór dot. BHP
Przydatnym narzędziem dla nowoczesnego pracodawcy, który świadczy swe usługi w więcej niż jednym państwie członkowskim UE jest nowe interaktywne narzędzie opracowane przez Europejską Agencję Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EU-OSHA). Narzędzie, zwane barometrem BHP, umożliwia przegląd aktualnych danych dot. BHP w UE.
Link: https://visualisation.osha.europa.eu/osh-barometer#!/
E) COVID-19 aktualizacja
- Przypominamy o dodatkowych ograniczeniach w czerwonych i żółtych strefach wprowadzonych rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii
- Zwracamy uwagę, że część państw członkowskich jak i państw trzecich wprowadza dodatkowe obowiązki związane z rejestracją osób przekraczających granicę oraz koniecznością przeprowadzania testów na koronowirusa, co dotyczy także kierowców zawodowych (np. Serbia). Szczególną uwagę należy zachować przy podróżach do Grecji, Bułgarii, Włoch, Serbii.
- Bieżące, podstawowe informacje o ograniczeniach w podróży są na stronie wskazanej poniżej. W razie szczegółowych pytań prosimy o kontakt. Mamy świadomość dynamiki na granicach.
Link: https://reopen.europa.eu/en
F) Nowe interpretacje UODO monitoringu poczty służbowej pracowników oraz wykorzystywania prywatnych danych kontaktowych do pracownika przez pracodawcę
UODO wydał w połowie sierpnia najnowsze interpretacje dotyczące zakresu uprawnień pracodawców w odniesieniu do pracowników w zakresie monitoringu poczty oraz prywatnych danych kontaktowych. Poniżej treść zaleceń UODO zaczerpnięta wprost ze strony internetowej UODO.
Czy pracodawca może korzystać z prywatnych danych kontaktowych do pracownika?
Pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi do pracownika pozyskanymi podczas rekrutacji, takimi jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych z pracownikiem bez jego zgody.
Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Natomiast zgodnie z art. 221 § 3, pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania; numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Kodeks pracy nie wskazuje zatem prywatnego adresu poczty elektronicznej i numeru prywatnego telefonu jako danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika. W polskim systemie prawnym nie istnieje też żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Dysponowanie adresem poczty elektronicznej i telefonem jest i powinno pozostać dobrowolne.
Żeby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe do pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określająca zasady kontaktu).
Warto bowiem pamiętać, że zazwyczaj podczas rekrutacji, pozyskując dane, o których mowa w art. 221 § 1 Kodeksu pracy, a więc m.in. dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, pracodawca, spełniając obowiązek informacyjny deklaruje, że będzie je przetwarzał jedynie na potrzeby przeprowadzenia naboru. Zatem na ten nowy cel przetwarzania danych pracownika, jakim jest kontaktowanie się z nim w celach służbowych, musi pozyskać zgodę zatrudnionego.
Artykuł 7 RODO stwierdza, że zgoda powinna być dobrowolna, a osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o zgodę w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. Zatem jeżeli pracodawca chciałby wykorzystywać prywatne dane kontaktowe pracownika, to musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego dane te będą przetwarzane. Określenie tych celów ma zasadnicze znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale również z punktu widzenia zasady przejrzystości, o której mowa w art. 5 RODO. Jednocześnie warto zaznaczyć, że możliwość nawiązywania przez pracodawcę kontaktów z pracownikiem po godzinach pracy powinna być ograniczona jedynie do sytuacji, w której zachodziłyby szczególne warunki uzasadniające takie działanie.
Należy też pamiętać, że pracownik ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki.
Ponadto brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (221a § 2 Kodeksu pracy).
Inna sytuacja powstaje wówczas, gdy zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych pracownika niż określone w § 1 i 3 (jak m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przykładem takiej sytuacji może być przekazanie danych kontaktowych, np. prywatnego adresu e-mail i numeru prywatnego telefonu, w związku z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Pracodawca ma bowiem obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Podstawą legalizująca ech działania jest zaś art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Należy podkreślić, że pracodawca musi przetwarzać takie dane jedynie w celu ich przekazania do wybranej instytucji finansowej, o czym szerzej pisaliśmy tutaj.
Pracodawco, chcesz sprawdzać pocztę elektroniczną pracownika? Musisz go o tym poinformować
Coraz częściej pracodawcy decydują się na wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika. Zgodnie z kodeksem pracy, trzeba poinformować pracownika o prowadzeniu monitoringu poczty.
Należy pamiętać, że pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, w sytuacji gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 223 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).
Pracownik musi zostać poinformowany w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring, poznać zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Informacje te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Zgodnie z art. 222 §7 kodeksu pracy pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób u niego przyjęty w zakładzie pracy. Zatem może to mieć formę pisma skierowanego do każdego pracownika, obwieszczenia na tablicy ogłoszeń, komunikatu mailowego skierowanego do załogi, czy informacji przekazanej za pośrednictwem zakładowego intranetu.
Pracodawca informuje pracownika o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.
NAJNOWSZE OPRACOWANIE MASSACHUSETTS INSTITUTE OF TECHNOLOGY
Zachęcamy do lektury jednej z ostatnich publikacji MIT dotyczących polityki zatrudnienia/przyszłości pracy w kontekście przyszłości transportu „Autonomous Vehicles, Mobility, and Employment Policy: The Roads Ahead”. Opracowanie odnosi się także do kwestii wpływu COVID-19 na tempo zmian oraz ich niezbędny charakter.
PLANY ZMIAN/ZMIANY W PRAWIE – ASPEKTY SOCJALNE
Poniżej zwięzłe przedstawienie nowości w wybranych obszarach. W okresie wakacyjnym brak znaczących zmian w liście interesujących nas projektów.
Opracowała:
Joanna Jasiewicz
Adwokat/Pełnomocnik Zarządu TLP
